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大型會議活動策劃的場地如何布置?需要注意什么?

文章來源:北京公關公司 2018-06-13

活動策劃公司在布置會議場地的時候一定要切合會議主題,這樣才能夠不偏離會議舉行的主題,不管是在音樂風格的選擇上,還是在放置會議桌子的類型方面都必須要有一個比較清晰的要求才行。今天我們就來分享一下大型會議活動策劃的場地如何布置?需要注意什么?

大型會議活動策劃的場地如何布置?

1、主題

在布置的時候最主要的就是要切題,要符合會議的主題,在布置會議場地的時候千萬不可以想什么做什么,更加不可以天馬行空,而是要根據主辦方他們的要求,會議舉行的性質等等各個方面進行布置,這樣才能夠突出這一次會議的宗旨以及目的,舉個例子,如果要舉行度假型的會議可以在游艇上舉行,整個會議場地的風格可以設置的非常的個性,輕松化。這都是會議公司在進行策劃的時候應該提前制定好的。

2、正規

雖然參加會議的人他們不會對會議現場的布置有什么特殊的喜好,但是他們在進入會場的那一個瞬間腦子里面就會有一個非常直觀的心理感受,所以我們最好要讓會議現場變得比較整潔有序,這才能顯示出會議的正規性。

3、樸素

會議主辦者一般比較關心看重的是會議的效果,說實話如果要會議主辦者從返繁華的會議場地以及舒適的會議環境進行選擇的話,基本上大部分的主辦者都會選擇舒適的會議環境,而且主辦者更加關心的是會議公司在設置場地的時候所需要使用的花費,最好是能夠用最經濟實惠的方法達成他們的想法,所以在進行會議場地布置的時候盡量做到樸素。

舉行大型會議活動策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內部活動,與會者也許就在現場上班,那么開場時間就很靈活了。但是,如果他們都是9點鐘上班,10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發電子郵件、回電話或是處理其他突發事件等。如果有人得趕路來參加會議的話,活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路,他們就得承擔較高的路費,或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排,11點開始,12點半午餐,1點半到3點鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇,可以以自選午餐作為活動的開始,這樣就可以使多數與會者在活動開始時準時到達。這樣做的不足是很難準確預測按時參加午宴的人數,所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如,忙碌的職業人也許發現可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責任的人,比如需要接孩子回家的人。與此同時,晚上也更容易找到合適的、能負擔得起的場地——比如大學或學院的教室,它們空著也是空著,而且晚上可以停車的地方也很多。同樣,由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動,安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳要相當謹慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動,或是從那里返回。如果不能達到他們的預期效果,他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標聽眾、合作組織,以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議,并以此來調整自己活動的基本理念、效果以及時間。

5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動

有時舉辦2至3次半天活動是很值得的。您可以在同一天的不同時段、一周的不同時間舉辦活動,也可以在不同的會場舉辦活動。這樣,潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講——幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復好幾次。但是宣傳活動就不同了,主辦人會發現重復舉辦活動會吸引更多的目標聽眾。

6、謹慎起草章程大綱

您當然理想化地希望會議開始時,會議代表就到齊了所以會議開始時應當安排些看似相當重要的內容。然而,即使是時間很短的活動,也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15 分鐘后再安排最重要的活動內容。這樣大家就可能都到齊了,不會遺漏掉重要事項。

對于大型會議活動策劃的場地布置和注意事項就介紹到這里,如果您還有什么疑問可以聯系我們。

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